Heartland Japan Farm Stayは、鹿児島県内（１０市町）において、調整の段階から終了まで農泊が安全に行われるよう受入組織である各協議会及びそれを所管する行政・NPOなどとの協働・連携により実施されています。
修学旅行生の農泊受入は、受入組織である「協議会」が引き受けています。
・協議会は、グリーン・ツーリズムの推進を目的に組織された任意団体です。
・１０市町の協議会が、農泊受入の取り組みに参加しています。（２０２１年５月現在）
・各協議会は、鹿児島県の発行した「鹿児島県における農山漁村生活体験学習に係る取扱指針」に基づき、年１回以上の食品安全講習会、救命救急講習会を実施し、農泊受入を行う会員（受入家庭）への講習を義務付けています。
